W-8BEN-E formulieren invullen

UPDATE December 2023: de uitleg van 2018 is nog steeds geldig, er is enkel een vinkje bij net boven de handtekening.

Onlangs werkte ik (via een vennootschap) voor een Amerikaanse klant. Bij het opstarten van de overeenkomst vroeg de Amerikaanse klant me een W-8BEN-E formulier in te vullen.

Oei, een document van de IRS

Het is een officieel formulier van de IRS, de Amerikaanse belastingsautoriteiten, en is nodig om correct te kunnen factureren aan Amerikaanse klanten. Ontbreekt het formulier, of is het niet correct ingevuld, is je klant in theorie verplicht om 30% "withholding tax" (een soort roerende voorheffing) af te houden van je factuur. Factureer je dus 1000 euro, krijg je er maar 700 betaald. Het correct invullen van dat formulier is dus van groot belang...

Helaas staat het formulier vol met onbegrijpbare constructies. Er is wel een "verklarende bijlage" van de overheid, maar die maakt niet zoveel duidelijk. Zo moet je op een bepaalde vraag antwoorden of je het volgende bent:

Nonparticipating FFI (including an FFI related to a Reporting IGA FFI other than a deemed-compliant FFI, participating FFI, or exempt beneficial owner)

Tenzij je heel veel zaken doet met de US, is er allicht niemand die weet wat dat juist betekent.

Deze blogpost is hoe ik denk dat het formulier ingevuld moet worden, als je een Belgische, niet-beursgenoteerde vennootschap bent waarvan niet meer dan 50% van haar omzet uit interesten, obligaties enzovoor komt en je geen Amerikaanse vestiging van je bedrijf hebt. Werk je als zelfstandige zonder vennootschap, is er een iets eenvoudiger formulier W-8BEN. De -E variant is enkel voor vennootschappen.

Belangrijke disclaimer: ik ben geen fiscalist, accountant, jurist of expert in Amerikaans vennootschaps-, boekhoudkundig- of fiscaal-recht. Dit is mijn interpretatie van het formulier. Ik denk dat het juist is, maar ben uiteraard niet verantwoordelijk mocht deze instructies foutief zijn. Raadpleeg zelf iemand met de juiste expertise om zeker te zijn...

Hoe vul ik het W-8BEN-E formulier in?

Het formulier heeft acht bladzijden, dertig secties, en 43 vragen, maar gelukkig moet je de meeste niet invullen. Ik behandel enkel de vragen en delen die je moet invullen. De andere laat je leeg... Dit artikel is gebaseerd op de versie van oktober 2021. Latere versies kunnen andere vragen hebben, dus controleer even welke versie je voor je hebt.

Part I: Identification

• Vraag 1: vul je volledige bedrijfsnaam in, inclusief vorm. Dus bv "Consultancy Peeters bvba" of "Fantastic Beasts vof"
• Vraag 2: Belgium
• Vraag 4: Vink Corporation aan
• Vraag 5: Active NFFE. (Een active NFFE is een niet-financiële organisatie, die actieve economische activiteiten heeft en dus niet de helft van haar inkomen uit aandelen, obligaties, octrooien, leningen enz haalt)
• Vraag 6: Het adres van de maatschappijke zetel van je onderneming
• Vraag 7: Het postadres, als dat anders is dan 6. Als dat hetzelfde is als 6, laat je vraag 7 gewoon leeg.
• Vraag 9b: je Belgische ondernemingsnummer

Part III: Claim of Tax Treaty Benefits

• Vraag 14a vink je aan en vul je "Belgium" in.
• Vraag 14b vink je aan, en vink je ook "Company with an item of income that meets active trade or business test". Met andere woorden: het is een normaal en actief bedrijf.
• Vraag 15 verwijst naar het dubbel-belastings-verdrag tussen de Verenigde Staten en België. Je vult "Article 7, Paragraph 1" in bij de eerste lijn, "0" % rate of witholding on "Business profit". Op de lijn eronder geef je volgende verantwoording: "Belgian entity with no US permanent establishment deriving business profit not subject to withholding tax under the USA-Belgium tax treaty".

Als je bedrijf niet in België gevestigd is, ga je zelf even op zoek moeten gaan naar het juiste artikel in het verdrag met het land van vennootschap. Je kan de verdragen vinden op deze link. Veel van deze verdragen bevatten ongeveer dezelfde tekst. Je zoekt naar het artikel dat "Business Profit" als titel heeft. In het geval van België is dat artikel 7, paragraaf 1.

Mijn scenario is het scenario waarin je diensten aanbiedt aan je Amerikaanse klant, en dat factureert. Als je royalties, interesten, dividenden, meerwaarde op aandelen, inkomsten uit vastgoed en dergelijke ontvangt, moet je waarschijnlijk naar een ander artikel / paragraaf verwijzen in het verdrag!

Part XXV: Active NFFE

• Vraag 39 vink je aan. Het omvat direct ook de definitie van een "active NFFE", dus lees het even goed na. Als je toch een groter deel van de inkomsten van je bedrijf uit andere bronnen haalt, ben je misschien een Passive NFFE. Bekijk in dat geval part XXVI.

Part XXX: Certification

• In dit deel zet je je handtekening, je naam (als vertegenwoordiger van je firma), en de datum. Let op: de datum moet in Amerikaans formaat. Dus 29 januari 2018 vul je in als "01-29-2018".

• Vergeet ook het vinkje boven de handtekening niet, waarin je bevestigt dat je teken-bevoegdheid hebt voor je vennootschap.

En nu?

Bezorg dit document aan je Amerikaanse klant, niet aan de IRS. Je klant doet het nodige, en kan op basis van dit document je facturen correct betalen.

Het formulier is in theorie drie jaar geldig. Heb je dus een lange-termijns relatie met je klant, maak een entry in je agenda om binnen 2 jaar en 10 maand een nieuwe versie van het document te bestuderen, in te vullen en aan je klant te bezorgen.

Nog een extra tip: in dit formulier vul je enkel gegevens over je eigen bedrijf in. Heb je een tweede Amerikaanse klant, kan je gewoon hetzelfde document opnieuw sturen. Hou het dus goed bij, dat bespaart je een pak werk...

Belangrijke disclaimer: ik ben geen fiscalist, accountant, jurist of expert in Amerikaans vennootschaps, boekhoudkundig of fiscaal recht. Dit is mijn interpretatie van het formulier. Ik denk dat het juist is, maar ben uiteraard niet verantwoordelijk mocht deze instructies foutief zijn. Raadpleeg zelf iemand met de juiste expertise om zeker te zijn...